Zo regel je een kerstpakket op maat voor 100 Almelose collega's

Werk je bij een bedrijf in Almelo of Wierden met honderd of meer medewerkers, dan is een standaardpakket uit de folder lang niet altijd de beste keuze. Een pakket op maat laten samenstellen kan, maar vraagt wel om planning en duidelijke keuzes. Hieronder loop je stap voor stap door het traject, van eerste inventarisatie tot de bezorging bij je vestiging.

Stap 1: breng je personeelsbestand in kaart

Begin bij de mensen, niet bij de inhoud. Hoeveel medewerkers krijgen een pakket? Zitten ze allemaal op één locatie aan de rand van Almelo, of heb je ook een magazijn in Borne en een stuk of twintig thuiswerkers? Werk je met uitzendkrachten, en tellen die mee?

Maak een eenvoudige lijst met aantallen per groep en per bezorgadres. Die lijst is later de basis voor je offerteaanvraag en voorkomt dat je in december alsnog nabestellingen moet doen. Voor maatwerk geldt bij de meeste leveranciers een ondergrens van ongeveer honderd identieke pakketten, dus check meteen of je daar met één samenstelling overheen komt. Zo niet, dan kun je overwegen om twee groepen samen te voegen tot één pakket.

Stap 2: bepaal wat je per pakket wilt besteden

Zet daarna een bedrag per medewerker vast en reken het door naar een totaalbudget. Houd er rekening mee dat maatwerk meestal pas interessant wordt vanaf een bepaald bedrag per pakket; bij Kerstpakkettenplaza ligt die grens op €50 exclusief btw per stuk, met een minimum van honderd stuks.

Vergeet de randposten niet. Bezorging naar losse thuisadressen kost meer dan één pallet naar het bedrijfsterrein. Ook een eigen bedrukking of een kaartje met een persoonlijke boodschap kan een kleine opslag betekenen. Reserveer daar vooraf ruimte voor, dan hoef je later niets te schrappen uit de inhoud.

Stap 3: kies een thema dat bij je mensen past

Nu pas ga je nadenken over de inhoud. Een productiebedrijf met veel monteurs en chauffeurs vraagt om andere keuzes dan een zorginstelling of een adviesbureau. Denk aan praktische spullen die mensen echt gebruiken: gereedschap, een goede thermosbeker, een warmtekussen of een stevige plaid.

Het helpt om bij een leverancier eerst door de thematische overzichten te lopen voordat je zelf gaat samenstellen. Een Kerstpakket voor mannen is bijvoorbeeld een vertrekpunt waar je de losse artikelen uit kunt halen die passen bij je eigen groep, en vervolgens aanvult met iets van eigen hand. Andere veelgebruikte thema’s zijn duurzaam, luxe en origineel.

Let op uiteenlopende wensen

Bij honderd medewerkers heb je bijna altijd te maken met mensen die geen alcohol drinken, vegetarisch eten of een allergie hebben. Spreek vooraf af hoe je dat oplost: een alternatieve variant op dezelfde basis, of een pakket waarin medewerkers zelf hun keuze maken via een code. Dat laatste kost je wat van het verrassingselement, maar bespaart een hoop uitzoekwerk.

Stap 4: vraag een voorstel aan en bekijk het in het echt

Met je aantallen, budget en thema op papier kun je een offerte aanvragen. Bij aanbieders van zakelijke kerstpakketten krijg je doorgaans een voorstel met een concrete samenstelling, inclusief verpakking en prijs per stuk, dat je daarna nog kunt bijsturen.

Plan zo mogelijk een showroombezoek in. Een foodpakket of een serveerplank beoordeel je nu eenmaal beter met het product in je handen dan op een productfoto. Houd er rekening mee dat afspraken voor maatwerk vaak vóór 1 november gemaakt moeten zijn, omdat de inkoop en samenstelling daarna op gang komen. Vanuit Almelo is een showroom elders in het land een rit van een uur of anderhalf; plan dat op een rustig moment in de agenda.

Beslis met een kleine groep

Laat een pakket niet door het hele managementteam beoordelen. Twee of drie mensen, bij voorkeur uit verschillende afdelingen, komen sneller tot een besluit. Spreek wel af wie uiteindelijk tekent, zodat de levertijd niet in de knel komt.

Stap 5: leg levering en distributie vast

Tot slot de logistiek. Lever je alles op één adres, dan heb je ruimte nodig: honderd pakketten vullen al snel een flink deel van je kantine of magazijn. Spreek een leverweek af, regel iemand die de levering aanneemt en zorg voor een plan om de pakketten uit te delen.

Een paar punten om vast te leggen:

• de leverdatum of leverweek, en wie er dan aanwezig is;
• het aantal pakketten per locatie, inclusief eventuele thuisadressen;
• hoe je omgaat met medewerkers die op de leverdag vrij zijn;
• bij wie je terechtkunt als er iets beschadigd of onvolledig aankomt.

Zet dit in een korte mail naar je interne contactpersonen. Zo weet iedereen wat er wanneer gebeurt, en blijft de laatste werkweek van het jaar vooral een feestelijke week.

Wat je overhoudt aan het traject

Een pakket op maat kost je in het begin meer tijd dan het aanvinken van een kant-en-klare optie. Daar staat tegenover dat de inhoud echt aansluit bij wat je mensen doen en nodig hebben, en dat je het volgend jaar sneller rond hebt. Begin op tijd, houd je lijst met aantallen bij de hand en leg de afspraken schriftelijk vast.